В настоящее время одной из наиболее актуальных задач является поиск новых подходов в целях оптимизации издержек и увеличения производительности процессов, в том числе и в сфере управления общественными финансами. НПО «Криста» предлагает решение для достижения указанных целей ­-  применение безбумажных технологий в процессе исполнения бюджета.

Общеизвестным фактом является то, что одним из наиболее непродуктивных видов деятельности любого предприятия является ведение бумажного документооборота. В масштабах исполнения бюджета необходимость вести бумажный документооборот воплощается в тонны бумаги, требующие значительных затрат на доставку, обработку и хранение. Даже при наличии успешно работающей информационной системы, как правило, происходит дублирование электронных документов их бумажными копиями с подписью уполномоченного лица для обеспечения юридической значимости. Именно поэтому необходимым условием дальнейшего повышения производительности является внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП), главное назначение которой - подтверждать подлинность электронных документов подобно подписи и печати на бумажных документах.

Бюджетный процесс осуществляется в условиях распределенной инфраструктуры и предполагает взаимодействие участников по составлению и исполнению бюджета, контролю за его исполнением, осуществлению бюджетного учета, составлению бюджетной отчетности. В этой ситуации единство процесса можно обеспечить только путем четкой регламентации взаимодействий с применением информационных технологий.

Предлагаемое решение предназначено для организации защищенного управляемого электронного документооборота, что подразумевает под собой:

Электронный документооборот в рамках исполнения бюджета предполагает автоматизацию функций финансовых органов, главных распорядителей,  распорядителей и получателей бюджетных средств на всех этапах исполнения бюджета с обеспечением электронного взаимодействия между участниками бюджетного процесса.

Управляемый электронный документооборот представляет собой не просто автоматизацию некоторых функций, а автоматизацию процессов. Большинство процессов при исполнении бюджета сопровождаются документальным оформлением, соответственно, для эффективного управления бюджетом необходимо управление документооборотом: маршрутизация документа в соответствии с процессом,  определение этапов (состояний), по которым может пройти документ в течение всего жизненного цикла, определение субъектов и их полномочий по управлению документами.

Защищенный управляемый электронный документооборот должен обеспечивать юридическую достоверность как электронного документа в целом, так и виз (других отметок) на электронном документе.

 Внедрение защищенного управляемого электронного документооборота в процесс исполнения бюджета позволяет выйти на новый уровень организации управления финансами, обеспечивая достижение следующих целей:

• Создание единого информационного пространства в рамках исполнения бюджета на территории субъекта РФ (муниципального образования), охватывающего территориально удаленных участников бюджетного процесса.
• Ускорение процедур принятия управленческих решений благодаря повышению оперативности взаимодействия и своевременной информированности участников бюджетного процесса.
• Интеграция системы электронного документооборота с финансово-учетной системой исполнения бюджета путем обеспечения юридической значимости электронных документов.
• Защита передаваемой информации от подмены, искажения и несанкционированного доступа.
• Применение процессного подхода к процедурам исполнения бюджета с использованием технологии конвейерной обработки документооборота.
• Положительный экономический эффект за счет сокращения расходов на управление потоками бумажных документов.

Состав решения

Решение, позволяющее организовать защищенный управляемый электронный документооборот при исполнении бюджета, построено на базе следующих программных продуктов:

АС «Бюджет» предназначена для комплексной автоматизации деятельности финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований на всех этапах исполнения бюджета.

АС «УРМ» является клиентской частью системы удаленного документооборота и предназначена для автоматизации финансовой деятельности главных распорядителей и получателей бюджетных средств.

ПО «Сервер обмена данными» является серверной частью системы удаленного документооборота и обеспечивает взаимодействие клиентского программного обеспечения (АС «УРМ») с АС «Бюджет», установленной в финансовом органе.

ПМ «Конвейерная обработка и множественное визирование документов» позволяет настроить схему прохождения документов через всех участников  в соответствии с процессами исполнения бюджета.

ПМ «Применение ЭЦП в АС «Бюджет» и АС «УРМ» дает возможность использования средств ЭЦП при передаче электронных документов от ТПФО, ГРБС, ГАИФ, РБС, АИФ и ПБС в финансовый орган посредством АС «УРМ», а также позволяет применять ЭЦП в системе электронного документооборота финансового органа в АС «Бюджет».

ПМ «Передача выписок с ЭЦП из АС «Бюджет» в АС «УРМ» позволяет финансовому органу передавать удаленным клиентам информацию о проведенных по лицевым счетам ГРБС, ГАИФ, РБС, АИФ и ПБС операциях, заверенную ЭЦП.

ПМ «Прикрепление к документам произвольных файлов с ЭЦП» реализует возможность присоединения файлов произвольного формата (например, графических образов подтверждающих документов к платежным поручениям) к электронным документам, передаваемым из АС «УРМ» в АС «Бюджет» с применением средств ЭЦП.

Применение решения позволит переместить в область электронного взаимодействия следующие процессы:

• составления, согласования, утверждения и уточнения плановых показателей бюджета: сводной бюджетной росписи финансового органа, бюджетных росписей ГРБС, ГАИФ, лимитов бюджетных обязательств, кассового плана, предельных объемов финансирования.
• заключения и регистрации  договоров, государственных (муниципальных) контрактов, постановки на учет бюджетных обязательств*.
• обработки и учета кассовых поступлений в бюджет.
• cоставления, согласования и проведения кассовых выплат из бюджета с предоставлением документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств.
• cоставления, согласования и проведения уточняющих и исправляющих операций.
• формирования и выдачи выписок из лицевых счетов вместе с подборкой первичных документов, подтверждающих  операции отраженные в лицевых счетах.

 * При наличии дополнительных программных модулей, реализующих работу с договорами и бюджетными обязательствами.